Die richtige Software im Hintergrund ist wie ein zusätzlicher Mitarbeiter, der rund um die Uhr für Ihr Studio arbeitet. Eine gute Wahl kann den Unterschied machen: mehr Kunden, besser ausgelastete Termine und sogar die Möglichkeit, mehrere Standorte problemlos zu steuern. Eine falsche Entscheidung hingegen sorgt schnell für Frust und unnötigen Stress.
Wir haben bereits zahlreiche Massagestudios bei der Einrichtung unterstützt und genau gesehen, welche Funktionen wirklich zählen. Dieser Artikel fasst die wichtigsten Punkte zusammen, auf die Sie bei der Wahl eines Buchungssystems achten sollten – damit Ihre Software nicht bremst, sondern Ihr Geschäft wachsen lässt.
Was Sie in diesem Artikel erfahren
Mehr Kunden gewinnen – wie das richtige Buchungssystem Termine automatisch bringt.
No-Shows reduzieren – mit intelligenten Erinnerungen per Mail, SMS oder WhatsApp.
Automatisierte Zahlungen & Boni – weniger Ausfälle, mehr Stammkunden.
Bewertungen managen – gute Rezensionen sammeln, schlechte vermeiden.
Mobile App & volle Kontrolle – Termine und Kunden von überall im Griff.
Studio-Ketten im Blick – eine Software für mehrere Standorte.
Provisionsfallen vermeiden – warum Marktplätze nicht die beste Lösung sind.
Google Top 3 erreichen – mit Website-Integration und digitaler Sichtbarkeit.
Online-Buchung jederzeit und überall
Wer heute eine Massage buchen möchte, erwartet, dass es genauso einfach funktioniert wie ein Tisch im Restaurant oder eine Fahrt mit dem Taxi. 24/7 online buchbar zu sein ist daher einer der größten Wachstumstreiber für Studios.
Kunden buchen, wann sie wollen: Abends auf dem Sofa, morgens vor der Arbeit oder unterwegs am Handy. Es ist ein Lifestyle, an den sich Massagebesucher schnell gewöhnen.
Für Studios ist das ein echter Vorteil: Statt ständig ans Telefon zu müssen oder Nachrichten manuell zu beantworten, läuft der Buchungsprozess automatisch im Hintergrund. Das spart Zeit – und sorgt dafür, dass kein Interessent verloren geht.
Automatische Erinnerungen gegen No-Shows
Einer der größten Kostenfaktoren in Studios sind nicht erschienene Kunden. Der Raum ist vorbereitet, der Masseur eingeplant – doch der Termin bleibt leer. Die meisten Ausfälle entstehen schlicht durch Vergessen.
Ein gutes Buchungssystem löst dieses Problem fast von allein:
Direkte Bestätigung: Nach der Buchung landet der Termin sofort im Kalender des Kunden.
Erinnerung am Vortag: Eine kurze E-Mail oder WhatsApp sorgt dafür, dass der Termin präsent bleibt. Es ist gut, wenn das Buchungsprogramm auch WhatsApp unterstützt.
Letzte Erinnerung kurz vorher: Eine Stunde vor Beginn wird der Kunde automatisch noch einmal informiert.
Automatisierte Zahlungen und Bonusprogramme
Ein weiteres zentrales Thema für Studios ist die Zahlungssicherheit. Wer sich nur auf Barzahlung oder offene Rechnungen verlässt, riskiert nicht nur Ausfälle, sondern auch unnötigen Verwaltungsaufwand. Moderne Buchungssysteme bieten hier zwei starke Lösungen:
Vorauszahlungen oder Anzahlungspflicht: Kunden zahlen direkt bei der Buchung, was die Wahrscheinlichkeit von Ausfällen deutlich reduziert.
Flexible Zahlungsoptionen: Kreditkarte, PayPal oder Sofortüberweisung – der Kunde wählt, was für ihn am bequemsten ist.
Zusätzlich können viele Systeme ein Bonusprogramm automatisch steuern:
Punkte für jede Buchung
automatische Gutscheine für Stammkunden
Rabattaktionen, die gezielt an treue Kunden verschickt werden
Bewertungen managen
Ob ein Studio neue Kunden gewinnt, hängt heute maßgeblich von den Online-Bewertungen ab. Studien zeigen, dass die meisten Menschen Google-Rezensionen fast genauso stark vertrauen wie persönlichen Empfehlungen.
Ein gutes Buchungssystem kann dabei unterstützen, den Bewertungsprozess aktiv zu steuern:
Automatische Anfrage nach dem Termin: Kurz nach der Massage erhält der Kunde eine freundliche Erinnerung, eine Bewertung abzugeben.
Mehr positive Rezensionen sammeln: Wer den Moment direkt nach dem Termin nutzt, steigert die Wahrscheinlichkeit für 5-Sterne-Feedback erheblich.
Negative Erfahrungen früh abfangen: Systeme können Feedback zunächst intern erfassen, bevor es öffentlich wird – so lassen sich Probleme schneller lösen.
Mobile App – volle Kontrolle von überall
Der Alltag in einem Studio ist oft hektisch: Termine verschieben sich, Kunden rufen zwischendurch an, neue Buchungen trudeln ein. Mit einer mobilen App behalten Studios den Überblick – jederzeit und überall.
Push-Benachrichtigungen: Neue Buchungen oder Stornierungen erscheinen sofort auf dem Smartphone.
Kalender immer dabei: Termine lassen sich spontan prüfen oder verschieben – auch unterwegs.
Zentrale Kommunikation: Kundenanfragen, Nachrichten und Erinnerungen laufen an einem Ort zusammen.
Viele Buchungssysteme setzen genau hier an. Fresha zum Beispiel bietet eine mobile App für Inhaber und Mitarbeiter, über die Buchunge gesteuert werden können. Auch Booksy stellt eine eigene App bereit, mit der Studios Termine in Echtzeit steuern können.
Gerade für Studios mit mehreren Mitarbeitern oder sogar mehreren Standorten ist die App ein echter Gamechanger. Statt an den Rechner gebunden zu sein, bleibt man flexibel – und trotzdem immer informiert.
Einfache Bedienung für den Alltag
Die beste Technik bringt nichts, wenn sie den Alltag komplizierter macht. Viele Studios haben schlechte Erfahrungen mit Systemen gemacht, die überladen wirken oder mehr Zeit kosten, als sie sparen. Deshalb sollte ein Buchungssystem immer klar, einfach und intuitiv aufgebaut sein.
Übersichtlicher Kalender: Termine müssen auf einen Blick erkennbar und leicht verschiebbar sein.
Schnelle Abläufe: Wenige Klicks reichen, um neue Buchungen einzutragen oder Zahlungen zu prüfen.
Intuitive Oberfläche: Auch Mitarbeiter ohne Technik-Erfahrung sollen problemlos damit arbeiten können.
Unsere Favoriten legen den Fokus genau auf diese Einfachheit – Systeme, die so gestaltet sind, dass Studios direkt loslegen können, ohne lange Schulungen oder Handbücher. Aber auch Anbieter wie Shore oder SimplyBook.me sind für ihre klare Struktur bekannt und zeigen, wie wichtig eine einfache Bedienung ist.
Am Ende entscheidet nicht die Anzahl der Funktionen, sondern ob das System wirklich entlastet – und sich wie ein natürlicher Teil des Studio-Alltags anfühlt.
Kontrolle behalten – Termine manuell bestätigen
Viele Studios wünschen sich, trotz Automatisierung die volle Kontrolle über ihre Termine zu behalten. Denn nicht jeder Kunde soll sofort einen freien Slot buchen können – manchmal muss ein Termin erst mit dem Tagesablauf oder den Kapazitäten im Studio abgestimmt werden.
Ein modernes Buchungssystem bietet dafür flexible Optionen:
Manuelle Bestätigung: Der Kunde sendet eine Terminanfrage, das Studio entscheidet, ob der Termin angenommen wird.
Individuelle Freigabe: Besonders praktisch bei Stoßzeiten oder wenn bestimmte Massagen mehr Vorbereitungszeit erfordern.
Transparente Kommunikation: Der Kunde erhält eine automatische Nachricht, sobald der Termin bestätigt wurde – ohne dass das Studio zusätzliche Schritte manuell schreiben muss.
Unsere bevorzugten Systeme haben diese Funktion integriert, weil sie den perfekten Mittelweg schaffen: Automatisierte Abläufe für mehr Effizienz, aber gleichzeitig die Sicherheit, dass die Planung immer zum Studio-Alltag passt. Auch Anbieter wie Fresha oder SimplyBook.me unterstützen diese Option, was Studios zusätzliche Flexibilität gibt.
So bleibt die Technik ein Helfer – und nicht derjenige, der den Alltag diktiert.
Provisionsbasierte Buchungen – ja oder nein?
Viele Studios überlegen, ob sie Plattformen wie Treatwell, Fresha oder Booksy nutzen sollen, um neue Kunden zu gewinnen. Diese Marktplätze können auf den ersten Blick attraktiv wirken:
Sichtbarkeit durch die Plattform – Kunden finden Studios, die sie vorher nicht kannten.
Einfache Integration – Profile sind schnell erstellt, Buchungen laufen sofort.
Doch es gibt entscheidende Nachteile:
Provisionen schmälern den Gewinn – bei jedem Termin geht ein Teil an die Plattform.
Kundendaten bleiben eingeschränkt – oft lassen sich Kontakte nicht frei für eigenes Marketing nutzen.
Abhängigkeit von der Plattform – wer dort nicht mehr gelistet wird, verliert plötzlich viele Anfragen.
Ein eigenes Buchungssystem bedeutet zwar, dass man selbst mehr für die Reichweite tun muss – aber es bringt die volle Unabhängigkeit und Kontrolle. Und die Kunden gehören langfristig dem Studio, nicht der Plattform.
Eigenes Marketing betreiben – die unterschätzte Stärke
Viele Studios verlassen sich auf Plattformen oder Empfehlungen, wenn es um neue Kunden geht. Doch die eigene Marketing-Power wird dabei oft unterschätzt. Ein gutes Buchungssystem unterstützt nicht nur bei der Terminplanung, sondern eröffnet auch echte Chancen, um direkt mit Kunden in Kontakt zu bleiben.
Eigene Kundendaten nutzen: Anders als bei Marktplätzen behält das Studio alle wichtigen Informationen selbst. Das ermöglicht Newsletter, Treueaktionen oder personalisierte Angebote.
Aktionen und Kampagnen steuern: Mit wenigen Klicks können Studios Sonderaktionen verschicken – z. B. „10 % Rabatt für Stammkunden im Winter“ oder „Sommerangebot für Paarmassagen“.
Treue aufbauen statt ständig Neukunden jagen: Wer regelmäßig mit Bestandskunden kommuniziert, verwandelt einmalige Besucher in Stammgäste.
Unsere bevorzugten Systeme haben diese Funktionen fest integriert, sodass Marketing nicht kompliziert wirkt, sondern sich fast von selbst erledigt. So wird das Buchungssystem vom reinen Verwaltungs-Tool zum Wachstumsinstrument.
Google-Positionen in den Top 3 erreichen
Selbst das beste Buchungssystem nützt wenig, wenn neue Kunden das Studio online gar nicht finden. Studien zeigen: Über 75 % der Klicks entfallen auf die ersten drei Ergebnisse bei Google. Wer dort auftaucht, gewinnt automatisch mehr Anfragen.
Ein Buchungssystem kann dabei helfen, die Sichtbarkeit zu steigern – vorausgesetzt, es ist mit den richtigen Grundlagen verbunden:
Optimiertes Google-Profil: Vollständig ausgefüllte Unternehmensdaten, Bilder und Buchungslink.
Website-Integration: Eine professionelle Website mit direkter Online-Buchung stärkt nicht nur die Sichtbarkeit, sondern auch das Vertrauen.
Verknüpfung mit Google Maps: Wer direkt auf „Jetzt buchen“ klicken kann, wird deutlich häufiger ausgewählt.
Fazit – das richtige Buchungssystem als Partner im Alltag
Am Ende geht es nicht darum, einfach irgendeine Software auszuwählen, sondern den richtigen Partner für den Studio-Alltag zu finden. Ein gutes Buchungssystem ist wie ein stiller Mitarbeiter: Es kümmert sich um Buchungen, erinnert Kunden automatisch, verwaltet Zahlungen und hilft sogar beim Marketing.
Die entscheidenden Punkte sind klar:
Kunden können jederzeit buchen.
No-Shows werden stark reduziert.
Zahlungen und Bonusprogramme laufen automatisch.
Bewertungen werden besser gesteuert.
Alles ist mobil verfügbar – einfach und übersichtlich.
Wir haben mit vielen Studios zusammengearbeitet und gesehen, wie groß der Unterschied sein kann: Während manche Systeme nur zusätzliche Arbeit machen, kann eine gute Lösung das Geschäft spürbar nach vorne bringen.
Wenn Sie Ihr Studio wirklich entlasten und gleichzeitig mehr Kunden gewinnen wollen, lohnt es sich, ein System zu wählen, das alles integriert – und damit die Technik zum echten Wachstumsmotor macht.
Häufige Fragen
Welches Buchungssystem ist am besten für Masseure geeignet?
Das beste System ist eines, das einfach zu bedienen ist, No-Shows reduziert, Zahlungen integriert und Marketing unterstützt. Entscheidend ist, dass es zum Alltag des Studios passt.
Kann ein Buchungssystem wirklich mehr Kunden bringen?
Ja. Durch 24/7-Online-Buchungen, Google-Integration und automatische Bewertungen steigt die Sichtbarkeit. So kommen deutlich mehr Anfragen zustande.
Wie helfen Buchungssysteme gegen No-Shows?
Sie schicken automatische Erinnerungen per E-Mail, SMS oder WhatsApp. Dadurch vergessen Kunden ihren Termin seltener, und Ausfälle werden stark reduziert.
Ist ein Marktplatz wie Treatwell oder Fresha besser als ein eigenes System?
Marktplätze bringen kurzfristig Sichtbarkeit, verlangen aber Provisionen und behalten oft Kundendaten. Ein eigenes System gibt Studios langfristig mehr Kontrolle und Unabhängigkeit.
Können auch kleine Studios von einem Buchungssystem profitieren?
Absolut. Auch kleine Studios sparen viel Zeit, vermeiden Ausfälle und wirken professioneller, wenn Kunden jederzeit selbst buchen können.
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FAQ´s
Die beliebtesten Fragen
Wie kann ich Zeit sparen?
Es gibt die verschiedensten Aufgaben, die im Unternehmensalltag automatisiert werden können. Je nach Geschäft sind das jeweils unterschiedliche Tätigkeiten. Zum Exzellsystem gehören Kalender, bei denen Kunden ihren bevorzugten Termin eintragen können, automatisierte E-Mails oder SMS und viele weitere Dinge.
Sind die Websites DSGVO-Konform?
Ja, die Websites entsprechen den DSGVO-Standards
Ist das Unternehmen international tätig?
Nein, Exzellsystem ist ausschließlich für deutsche Unternehmen da.
Wie lange dauert es in der Regel, eine Softwarelösung zu entwickeln?
Die Dauer des Entwicklungsprozesses hängt von den spezifischen Anforderungen des Projekts ab. Sie kriegen jedoch einen detaillierten Zeitplan.
Was macht Ihre Agentur speziell?
Unser System zeichnet sich durch automatisierte Software in Verbindung mit schönem Design aus.
Kriege ich danach auch noch Support?
Je nach Angebot können Sie weiterhin auf Support bei Fragen oder Problemen zählen.