Online-Buchungen, Kontaktformulare und Social-Posts sind im Salon-Alltag längst Alltag. Gleichzeitig verlangen EU-Regeln mehr Transparenz: Kundinnen und Kunden sollen wissen, was mit ihren Daten passiert — und du brauchst verlässliche Nachweise. Dieser Text zeigt Schritt für Schritt, wie du rechtssicher bleibst, ohne dein Booking-Erlebnis zu verkomplizieren.
Warum die neuen Regeln für deinen Salon relevant sind
Kurz gefasst: Es geht nicht darum, dir das Arbeiten zu verbieten, sondern darum, Vertrauen zu schaffen. Wenn dein Buchungsformular erklärt, welche Daten warum nötig sind, und wenn Kunden ein einfaches Opt-in und Opt-out haben, fühlen sie sich sicherer — und buchen lieber wieder.
Stell dir drei typische Situationen vor: Eine Kundin bucht Termine online, du verschickst Erinnerungen per SMS, und ihr möchtet ein Vorher-Nachher-Foto posten. In allen drei Fällen musst du klar machen, was passiert — und oft eine Einwilligung dokumentieren.
Die wichtigsten Prinzipien in einem Satz
Erhebe nur, was du brauchst; erkläre es verständlich; dokumentiere freiwillige Einwilligungen; und bau Datenschutz in deine Abläufe ein — nicht als Extra, sondern als Feature.
Was konkret zu beachten ist
Die DSGVO bildet die Basis: Transparenz, Zweckbindung und Datenminimierung. Ergänzt wird das durch Regeln zur elektronischen Kommunikation (Stichwort Cookies und Tracking). Für dich heißt das konkret: klare Datenschutzhinweise, gut gelöste Opt-ins und Nachweisbarkeit der Einwilligungen.
Ein einfacher Test: Wenn ein Feld im Formular nicht zwingend für die Terminvereinbarung ist, frage es nicht ab. Wenn du Marketing machen willst, hol dir ein separates Opt-in — am besten mit Double-Opt-In.
Wenn du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Aufbau der Salon-Website suchst, hilft dieser Beitrag weiter: Website-Aufbau für Friseursalon.
Technische Umsetzung: Cookie-Hinweise, Consent-Management
Ein Cookie-Banner ist heute Standard — aber die Kunst liegt in der Umsetzung. Nutzer müssen notwendige Cookies von optionalen Kategorien unterscheiden können und die Wahl leicht ändern dürfen. Ein simples „Alles akzeptieren“-Popup ist keine gute Lösung; besser sind klar benannte Kategorien wie „Technisch“, „Statistik“ und „Marketing“.
Wichtig ist die Dokumentation: Speichere wann und wie jemand zugestimmt hat (Datum, Uhrzeit, Version des Textes, gewählte Kategorien). Viele Consent-Management-Platformen (CMP) übernehmen das automatisch. Prüfe bei Drittanbietern (Booking-Tools, Newsletter-Provider), ob sie DSGVO-konform agieren und ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (DPA) vorhanden ist.
Praxis-Tipp: Führe regelmäßige Kurzchecks durch — eine halbe Stunde alle drei Monate, um zu sehen, ob neue Tools eingebunden wurden, die Daten senden könnten.
Inhalte und Bildnutzung: Einwilligungen für Fotos, Videos
Bilder und Videos sind starke Marketing-Tools — aber sie brauchen klare Regeln. Eine mündliche Zustimmung reicht in vielen Fällen nicht, weil später nachgewiesen werden muss, dass die Person informiert war und zugestimmt hat.
So kannst du das praktisch lösen: Eine einfache Einverständniserklärung als Checkbox im Tablet-Check-in oder ein digitales Formular mit Text wie „Ich stimme zu, dass Fotos für Website und Social Media verwendet werden“. Ergänze, wo und wie lange die Bilder genutzt werden und wie ein Widerruf funktioniert. Bewahre Einwilligungen sicher auf — z. B. im CRM oder in einem verschlüsselten Ordner.
Kommunikation im Salon: Tonalität und Prozesse
Sprache macht den Unterschied. Formuliere Hinweise kurz und klar: Warum benötigst du die Daten? Was passiert nach dem Widerruf? Schreibe in der zweiten Person, nutze Beispiele und verzichte auf Juristendeutsch.
Im Team sollten Abläufe klar sein: Wer kümmert sich um Fotoanfragen? Wer pflegt Einwilligungen ein? Halte diese Schritte schriftlich fest, damit im Alltag nicht aus Versehen eine Regel verletzt wird.
Praktische Checkliste: Schritt für Schritt
- Durchlauf deiner Website: Welche Formulare und Plugins sind aktiv? Dokumentiere Zweck und Speicherort der Daten.
- Cookie-Banner einrichten: Kategorien klar beschreiben, Widerruf leicht machen, Einwilligungen speichern.
- Newsletter & SMS: Double-Opt-In aktivieren und Opt-out einfach gestalten.
- Foto- und Video-Einwilligungen: Digital unterschreiben lassen und zentral ablegen.
- Drittanbieter prüfen: Verträge zur Auftragsverarbeitung einholen und Datenschutzerklärungen lesen.
- Mitarbeiter schulen: Kurze Anleitung für den Umgang mit Kundendaten und Einwilligungen.
Wenn du Schritt für Schritt vorgehst, dauert die Umstellung nicht länger als ein paar Stunden plus ein paar regelmäßige Checks. Und das Ergebnis ist ein reibungsloser Betrieb mit weniger Rückfragen und mehr Vertrauen.
Praxisbeispiele: Konkrete Formulierungen und Abläufe
Beispiel 1 — Buchungsformular: Frage nur Name, Telefonnummer, gewünschtes Datum und Dienstleistung ab. Ergänze eine Checkbox: „Ich stimme zu, dass meine Kontaktdaten zur Terminbestätigung und -erinnerung verwendet werden.“ Füge einen Link zur Datenschutzerklärung hinzu.
Beispiel 2 — Newsletter: Nach der Anmeldung versende eine Bestätigungs-Mail (Double-Opt-In) mit dem Hinweis, wie oft Informationen kommen und wie man sich abmeldet. Dokumentiere Datum/Zeit der Bestätigung.
Beispiel 3 — Fotoeinwilligung: Ein kurzes Formular mit Feldern für Namen, Zweck („Website, Social Media, Newsletter“), Zeitraum („bis auf Widerruf“) und eine digitale Signatur oder Checkbox reicht häufig aus.
Weitere Hilfen und Vorlagen findest du auf unserer Startseite: exzellsystem.com.
Video-Tipp: Studio-Software, Automatisierung und zentrale Steuerung
Video ansehen: https://www.youtube.com/watch?v=ioLbZ18oBWg
Hinweis: Das Video zeigt, wie Studio-Software hilft, Buchungen, Erinnerungen und Einwilligungen zentral zu verwalten — das reduziert Fehlerquellen und spart Zeit.
FAQ
- Brauche ich wirklich eine Consent-Management-Lösung?
- Wenn deine Website Tracking, Analytics oder Social-Media-Plugins verwendet, ja. Eine CMP macht es einfacher, die Zustimmung rechtskonform zu verwalten und zu dokumentieren.
- Wie dokumentiere ich Einwilligungen am besten?
- Automatisch, wenn möglich: Viele Tools speichern Datum, Uhrzeit und gewählte Kategorien. Alternativ solltest du Einwilligungen in einem CRM oder verschlüsselten Ordner mit Datum und verwendetem Text ablegen.
- Reicht eine Checkbox auf dem Tablet für Foto-Einwilligungen?
- Ja, wenn der Text klar ist (Verwendungszweck, Plattformen, Dauer) und die Zustimmung eindeutig dokumentiert wird. Besser: digitale Signatur oder ein Bestätigungs-E-Mail zur Nachweisbarkeit.
- Was, wenn ein Kunde seine Einwilligung widerruft?
- Dann entfernst du die betreffenden Bilder und stoppst zukünftige Kommunikation der betreffenden Kategorie. Bewahre den Widerruf als Nachweis auf — dokumentiere Datum und Kanal.
- Sind notwendige Cookies wirklich ohne Zustimmung erlaubt?
- Technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Seite unabdingbar sind (z. B. Warenkorb-Funktionen), benötigen in der Regel keine Einwilligung. Alle anderen Kategorien benötigen eine aktive Zustimmung.
