Kundendaten sind kein Aktenberg, sondern ein Versprechen: Sie verwahren Informationen, die Vertrauen schaffen — aber auch Verantwortung. In diesem Ratgeber zeige ich Schritt für Schritt, wie Sie als Saloninhaber oder Mitarbeiter klare, praxistaugliche Regeln für die Aufbewahrung von Kundendaten entwickeln und sicher umsetzen.
Warum Aufbewahrungsfristen nicht nur „Papierkram“ sind
Viele denken bei Datenschutz sofort an komplizierte Paragrafen. Tatsächlich geht es aber um zwei einfache Fragen: Welche Daten brauchen wir wirklich und wie lange? Wenn Sie diese Fragen klar beantworten, vermeiden Sie rechtliche Risiken und schaffen gleichzeitig Klarheit für Ihr Team und Ihre Kunden.
Denken Sie an ein Beispiel: Ein Stammkunde kommt nach zwei Jahren wieder — ein kurzer Hinweis im Profil zu seiner Haarfarbe und Unverträglichkeiten kann Zeit sparen. Wenn diese Informationen jedoch unnötig lange oder ohne rechtliche Grundlage gespeichert werden, entsteht ein Risiko. Ziel ist es also, nützlich zu bleiben, ohne Daten aufzubewahren «nur weil sie da sind».
Grundlagen der Datenspeicherung im Friseursalon
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bietet die Rahmenregeln: personenbezogene Daten dürfen nur so lange verarbeitet werden, wie es für den Zweck nötig ist. Daraus folgen vier praktische Prinzipien, die Sie sich merken sollten.
Datenminimierung bedeutet: Fragen Sie nur das, was Sie wirklich brauchen. Ein Geburtsdatum ist oft nicht erforderlich, eine Telefonnummer jedoch häufig schon, wenn Sie Terminbestätigungen versenden.
Zweckbindung heißt: Daten, die für Termine erhoben wurden, dürfen nicht automatisch für Werbung genutzt werden — es sei denn, die Kundin hat ausdrücklich zugestimmt.
Transparenz verlangt, dass Ihre Kundinnen wissen, welche Daten Sie haben und warum.
Sicherheit schließlich bedeutet: Technische und organisatorische Maßnahmen, damit Unbefugte keinen Zugriff bekommen.
Wenn Sie diese Prinzipien verinnerlichen, lässt sich fast jede Entscheidung zur Datenspeicherung schnell bewerten: Brauchen wir das? Dürfen wir das? Können wir das sicher tun?
Speicherfristen im Detail
Es gibt keine pauschale Frist für «Kundendaten». Stattdessen lohnt sich eine Einteilung nach Datentypen — so erkennen Sie schnell, was wie lange sinnvoll ist.
Kundendaten (Name, Kontakt, Präferenzen)
Empfehlung: 2–3 Jahre nach der letzten Interaktion. Beispiel: Wenn ein Kunde drei Jahre lang nicht mehr erscheint, ist es in den meisten Fällen angemessen, die Kontaktdaten zu löschen oder zu anonymisieren.
Behandlungsverlauf und Notizen
Empfehlung: 3–5 Jahre. Solche Informationen sind wichtig für die Kontinuität von Dienstleistungen (z. B. Farbrezepte, Allergiehinweise), sollten aber regelmäßig überprüft und bereinigt werden.
Abrechnungs- und Zahlungsdaten
Empfehlung: Orientieren Sie sich an steuerlichen und handelsrechtlichen Vorgaben (häufig 6–10 Jahre). Diese Fristen sind gesetzlich motiviert und daher verbindlich.
Marketingeinwilligungen
Marketingdaten sollten so lange gespeichert werden, wie eine aktive Einwilligung besteht oder berechtigte Interessen nachvollziehbar sind — oft 1–2 Jahre nach letzter Interaktion. Wichtig: Nach Widerruf sofort entfernen.
Praktische Umsetzung einer Aufbewahrungsrichtlinie
Ein klares Regelwerk reduziert Unsicherheit im Alltag. Beginnen Sie mit einer einfachen Bestandsaufnahme: Welche Daten erheben Sie aktuell, wo werden sie gespeichert und wer hat Zugriff? Diese Basis ist Ihr Fahrplan.
Definieren Sie für jede Datenkategorie eine konkrete Frist und eine Aktion: löschen, anonymisieren oder überprüfen. Dokumentieren Sie diese Entscheidungen in einem kurzen, leicht zugänglichen Dokument, das alle Mitarbeiter kennen.
Automatisierung hilft enorm: Viele Salonverwaltungsprogramme erlauben automatische Lösch- oder Archivierungsregeln. Kombinieren Sie diese Technik mit regelmäßigen Schulungen, damit das Team versteht, warum und wie Daten bereinigt werden.
Ein kurzes Beispiel aus der Praxis: Legen Sie in Ihrem System eine Regel an, die Kundenprofile nach 36 Monaten Inaktivität automatisch in ein Prüf-Postfach verschiebt. Ein Mitarbeiter prüft einmal im Quartal und entscheidet: löschen oder behalten (mit Begründung).
Kleine Entscheidungshilfe: Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie sich immer: Würde die Kundin den Nutzen verstehen, wenn sie gefragt würde? Wenn ja, ist die Speicherung oft gerechtfertigt — wenn nein, lieber löschen.
Wenn Sie noch tiefer einsteigen möchten, finden Sie praktische Einstiegspunkte auf der Friseur-Seite und auf der Startseite des Portals.
Rechte der Kunden — kurz und praxisgerecht
Kunden haben klare Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. In der Praxis bedeutet das: Sie müssen Anfragen innerhalb einer gesetzlich vorgegebenen Frist beantworten und technisch in der Lage sein, Daten zu exportieren oder zu löschen.
Ein praktischer Tipp: Richten Sie ein Formular für Datenanfragen ein und legen Sie eine Verantwortliche Person fest. So reagieren Sie schnell und strukturiert — und vermeiden Panik im Team.
FAQ
Wie lange darf ich Kundendaten grundsätzlich aufbewahren?
Es gibt keine einzige Frist für alle Daten. Orientieren Sie sich an der Zweckbindung: Kontaktdaten 2–3 Jahre, Behandlungsverlauf 3–5 Jahre, Abrechnungsdaten oft 6–10 Jahre.
Muss ich eine schriftliche Einwilligung für die Datenspeicherung haben?
Für manche Zwecke, z. B. Werbung, ist eine ausdrückliche Einwilligung nötig. Für vertragliche Zwecke (Terminverwaltung) reicht oft die Notwendigkeit zur Vertragserfüllung.
Was ist, wenn ein Kunde die Löschung seiner Daten verlangt?
Sie müssen die Daten löschen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere rechtliche Gründe dagegensprechen. Dokumentieren Sie den Löschvorgang.
Wie dokumentiere ich meine Aufbewahrungsrichtlinie einfach?
Erstellen Sie ein kurzes Dokument mit Kategorien, Fristen und Verantwortlichkeiten. Legen Sie es digital ab und schulen Sie Ihr Team einmal jährlich.
Welche technischen Maßnahmen sollten Salons ergreifen?
Sichern Sie Geräte mit Passwörtern, nutzen Sie verschlüsselte Backups und begrenzen Sie Zugriffsrechte. Kleine Maßnahmen haben oft große Wirkung.
Darf ich Kundendaten für Newsletter verwenden?
Nur mit ausdrücklicher Einwilligung oder bei klar definiertem berechtigtem Interesse. Stellen Sie sicher, dass Abmeldemöglichkeiten leicht zugänglich sind.
Was zählt als sensible Daten im Salon?
Sensible Daten sind z. B. Gesundheitsinformationen oder religiöse Angaben. Solche Informationen sollten nur mit ausdrücklicher Einwilligung und besonderem Schutz verarbeitet werden.
Wie gehe ich mit Papierunterlagen richtig um?
Papiere mit personenbezogenen Daten sollten sicher aufbewahrt und nach Ablauf der Fristen geschreddert werden. Digitale Varianten sind oft einfacher zu verwalten.
Kann ich Daten anonymisieren statt löschen?
Ja. Anonymisierung ist eine gute Möglichkeit, Informationen für statistische Zwecke zu erhalten, ohne personenbezogenen Bezug beizubehalten.
Wer ist verantwortlich, wenn etwas schiefgeht?
Als Verantwortlicher des Salons tragen Sie die Hauptverantwortung. Dokumentierte Prozesse, Schulungen und klare Zuständigkeiten minimieren das Risiko.
